Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti Organizační složka SWISS HARMACEUTICAL INVESTMENT LLC

Společnost:

Organizační složka SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT LLC, se sídlem Kubelíkova 1224/42, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00, IČ: 25385381, DIČ CZ25385381, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl B, vložka 14484,

(dále také jen jako „společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT“),

v souladu s Nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“), tímto poskytuje svým zákazníkům a ostatním dotčeným subjektům osobních údajů (jako např. zástupcům či kontaktním osobám svých zákazníků, uživatelům jejích služeb, zájemcům o její služby a zboží, návštěvníkům jejích internetových stránek, jakož i dodavatelům a ostatním obchodním partnerům),

informace o zásadách, které jako správce osobních údajů podle obecně závazných právních předpisů na ochranu osobních údajů zachovává při zpracování osobních údajů fyzických osob, k němuž dochází při provozování jejího závodu a činnostech s tímto souvisejících (dále jen „Zásady“).

Pojmy, které nejsou v těchto Zásadách, resp. v dalších dokumentech, na něž tyto zásady odkazují, výslovně definovány, mají význam vycházející z Nařízení.

 

I. Komunikace se společností SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT ve věci ochrany osobních údajů

1. Ve věcech ochrany osobních údajů komunikovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na webových stránkách společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT.

 

II. Účely zpracování osobních údajů

1. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zpracovává osobní údaje vždy na základě předem určeného legitimního účelu, který je subjektům údajů zřejmý.

2. Pro většinu účelů je možné zpracovávat osobní údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT nebo na základě zákona, tudíž bez nutnosti obstarání souhlasu subjektu údajů, pro ostatní pouze na základě souhlasu.

3. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zpracovává osobní údaje pro účely:

a/ plnění smluv se svými smluvními partnery,

b/ plnění svých zákonných povinností,

c/ zajištění ochrany jejích práv a právem chráněných zájmů,

d/ přímého marketingu,

e/ reklamní a marketingové.

 

III. Právní základ pro zpracování osobních údajů

1. Naprostou většinu zpracování osobních údajů bude společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT provádět na tomto právním základě:

a/ zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,

b/ zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT vztahuje a vyplývá z právního předpisu,

c/ zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT či třetí strany.

2. Ke zpracování v těchto případech není třeba souhlas subjektu údajů.

3. Ve výjimečných případech může být zpracování prováděno na základě souhlasu subjektu údajů. Souhlas je společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT povinna být schopna kdykoliv doložit. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoliv odvolat.

4. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT se při zpracování osobních údajů řídí zásadou zákonnosti vyplývající z Nařízení, takže pokud by zpracovávala osobní údaje na základě jiného než shora uvedeného právního titulu, půjde o titul vyplývající z právních předpisů, vztahujících se správce.

5. V případě zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT nebo třetí osoby se bude jednat zpravidla o některý z těchto zájmů:

a/ udržování či prohlubování dobrých vztahů se zákazníky či obchodními partnery, zahrnující i řešení jejich požadavků, přání či stížností,

b/ přímý marketing,

c/ ochrana prostor společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT a zaměstnanců před bezpečnostními riziky.

6. Obchodní sdělení v elektronické podobě společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT rozesílá v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění, a zásadně v režimu tzv. přímého marketingu. Z uvedených důvodů je oprávněna tak činit i bez souhlasu subjektu údajů, to však jen do doby vyslovení jeho nesouhlasu. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT poskytuje v každém obchodním sdělení subjektu údajů jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout využití svého elektronického kontaktu k dalšímu zasílání obchodních sdělení.

 

IV. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

1. Pro jednotlivé účely zpracování společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů, nebo některé z nich:

a/ identifikační údaje,

b/ adresní údaje,

c/ kontaktní údaje a údaje nezbytné pro komunikaci (např. hesla pro komunikaci),

d/ údaje o odebíraných službách, jejich využívání a platební morálce, případně zakoupeném zboží,

f/ záznamy související s provozem závodu společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT

i/ údaje související s užitím internetových stránek společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT,

j/ údaje zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů.

2. Rozsah zpracovávaných údajů závisí vždy na účelu zpracování, avšak vždy se řídí zásadou minimalizace údajů vyplývající z Nařízení.

3. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT provozuje své internetové stránky na adrese www.simply-you.eu. Na těchto stránkách jsou umístěny tzv. soubory cookies, které však nezpracovávající osobní údaje uživatelů stránek, ale slouží jejich uživatelsky přívětivějšímu procházení a dále analytickým účelům nezbytným pro jejich zlepšování či přizpůsobování potřebám návštěvníků. Podrobnosti o instalovaných souborech cookies společně s návodem, jak případně nastavit internetový prohlížeč ve vztahu ke cookies, můžete nalézt zde.

 

V. Kategorie příjemců osobních údajů

1. V rámci zpracování osobních údajů může docházet k jejich zpřístupnění dalším subjektům, tzv. příjemcům. Jedná se buď o subjekty, které se přímo podílí na některé dílčí činnosti zpracování, tzv. zpracovatele, nebo o subjekty, které mohou mít zpřístupněny údaje ad hoc v důsledku poskytování specializovaných služeb společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT (např. právní poradci, IT specialisté apod.), jejichž primárním obsahem není zpracování těchto údajů.

2. Všichni příjemci jsou odpovědně vybíráni na základě záruk, které k zabezpečení údajů přijatými technickými a organizačními opatřeními poskytují.

3. Zpracovatelé vykonávají činnosti zpracování osobních údajů zásadně na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

4. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT ve shora uvedeném smyslu může poskytnout osobní údaje těmto kategoriím příjemců:

a/ poskytovatelům poštovních služeb a služeb elektronických komunikací (v rámci běžné komunikace),

b/ poskytovatelům direct-marketingových služeb (rozesílka hromadné korespondence),

c/ bankám (v rámci zajišťování platebního styku),

d/ poskytovatelům reklamních služeb (pro účely oprávněných zájmů správce),

e/ správcům informačních systémů (v rámci údržby, podpory a rozvoje využívaných IS),

f/ právním a ostatním odborným poradcům a zástupcům (pro účely oprávněných zájmů správce),

g/ poskytovatelům archivačních a skartačních služeb (k zajištění plnění předepsaných lhůt),

h/ orgánům činným v trestním řízení a ostatním orgánům státní správy (v rámci plnění zákonné povinnosti),

5. Všechny osoby, které společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zapojí do zpracování osobních údajů, budou splňovat požadavky stanovené Nařízením. Všichni zaměstnanci společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT jsou při zpracování osobních údajů povinni řídit se pokyny ohledně zpracování a zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, které při výkonu své pracovní činnosti zpracovávají.

6. Pokud by společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT sama byla v pozici zpracovatele, nezapojí do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení příslušného správce údajů. Dalšímu zpracovateli budou na základě smlouvy vždy uloženy stejné povinnosti na ochranu údajů, které se vztahují na společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT, jakožto zpracovatele.

 

VI. Doba uložení osobních údajů

1. Osobní údaje jsou uloženy v souladu se zásadou omezení uložení vyplývající z Nařízení, tzn. pouze po dobu, jež je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány.

2. Po uplynutí doby uložení jsou osobní údaje buď vymazány nebo anonymizovány.

3. Pro jednotlivé účely zpracování jsou určena samostatná kritéria pro stanovení doby uložení osobních údajů, z nichž vyplývají následující doby:

a/ u plnění smluv jsou osobní údaje týkající se zákazníků, kteří mají splněny veškeré své závazky vůči společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT uloženy po dobu 3 let ode dne ukončení poslední smlouvy zákazníka se společností SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT (neříká-li zákon jinak); v ostatních případech po dobu 3 let ode dne splnění posledního ze závazků zákazníka vůči společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT (neříká-li zákon jinak),

b/ u plnění smluv se smluvními partnery jsou osobní údaje týkající se smluvních partnerů uloženy po dobu 3 let od ukončení příslušné smlouvy; v případě existence sporných práv vyplývajících ze smlouvy, jsou osobní údaje uloženy po dobu nezbytnou k řádnému vedení sporu a vypořádání sporných práv;

c/ u plnění zákonných povinností jsou údaje uloženy po dobu stanovenou zákonem,

d. u zajištění ochrany práv a právem chráněných zájmů společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT jsou osobní údaje subjektu údajů uloženy po dobu nezbytnou k ochraně předmětných práv a právem chráněných zájmů,

e/ u přímého marketingu jsou osobní údaje zákazníků uloženy po dobu trvání zákonem založeného oprávnění předmětné údaje užívat, resp. dobu trvání souhlasu,

f/ u reklamy jsou osobní údaje dotčených subjektů uloženy po dobu po dobu 3 let ode dne ukončení smlouvy o jejich využití; v případě existence sporných práv vyplývajících z takové smlouvy jsou osobní údaje uloženy po dobu nezbytnou k řádnému vedení sporu a vypořádání sporných práv.

 

VII. Práva subjektu údajů

1. Nařízení zakládá subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů některá práva. Mezi nejdůležitější patří:

a/ Právo na přístup k osobním údajům

i. Subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT potvrzení, zda osobní údaje, které se jej týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, pak má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k těmto informacím, (i) o účelech zpracování, (ii) o kategoriích dotčených osobních údajů, (iii) o příjemci či kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, (iv) o plánované době uložení osobních údajů, (v) o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, (vi) o právu podat stížnost u dozorového úřadu, (vii) o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, (viii) o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a v takových případech ještě smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování, (ix) o právu získat kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

ii. V případě opakované žádosti o kopie údajů bude společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT oprávněna účtovat přiměřený poplatek.

iii. Jestliže subjekt údajů požádá o poskytnutí v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá.

b/ Právo na opravu nepřesných osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo na to, aby společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobních údaje, které se ho týkají.

ii. Subjekt údajů má právo s přihlédnutím k účelům zpracování na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

c/ Právo na výmaz

i. Subjekt údajů má z důvodů uvedených v čl. 17 Nařízení právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, a společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT je bez zbytečného odkladu vymaže, pokud není zpracování nezbytné z některého z důvodů uvedeného v Nařízení.

ii. Jestliže byly osobní údaje, které mají být vymazány, správcem zveřejněny, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informoval správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá.

d/ Právo na omezení zpracování

i. Subjekt údajů má právo na to, aby společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT omezila zpracování jeho osobních údajů v kterémkoliv z případů uvedených v čl. 18 Nařízení.

ii. Pokud je zpracování omezeno, může společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zpracovávat dané osobní údaje jen za podmínek uvedených v Nařízení.

e/ Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování

i. Subjekt údajů má právo, aby společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT oznámila jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s Nařízením, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

ii. Na základě žádosti informuje společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT subjekt údajů o těchto příjemcích.

f/ Právo na přenositelnost osobních údajů

i. V případech uvedených v čl. 20 Nařízení má subjekt údajů právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT bránila.

ii. Je-li to technicky proveditelné, může subjekt údajů požadovat, aby byly údaje předány ze strany společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT přímo druhému správci.

iii. Výkonem tohoto práva nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

g/ Právo vznést námitku

i. Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, na základě plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen, resp. na základě oprávněného zájmu společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT, včetně profilování založeného na příslušných ustanoveních upravujících tato zpracování.

ii. Subjekt údajů má dále právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro účely přímého marketingu, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.

h/ Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

i. Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování.

ii. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT prohlašuje, že neprovádí žádné automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

i/ Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, které se ho týkají. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle.

j. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno Nařízení.

ii. Dozorovým úřadem České republiky je Úřad pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/).

 

IX. Povaha požadavku společnosti SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT na poskytnutí osobních údajů

1. Poskytnutí osobních údajů ke zpracování založenému na souhlasu subjektu údajů není povinné. S neposkytnutím nejsou pro subjekt údajů spojeny žádné důsledky.

2. Poskytnutí osobních údajů v případech, kdy je zpracování nezbytné pro řádné plnění smlouvy, je podmínkou uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb mezi společností SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT a zákazníkem. Neposkytnutí údajů, popř. požadavek na jejich výmaz, může znamenat omezení nebo překážku v poskytování služeb.

3. Poskytnutí osobních údajů je povinné v případech, kdy jejich zpracování vyplývá přímo ze zákona. S neposkytnutím údajů mohou být spojeny pro subjekt údajů negativní důsledky.

 

X. Způsob zpracování osobních údajů

1. Společnost SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT zpracovává osobní údaje z valné části automatizovaně, v menším rozsahu pak jiným způsobem.

Organizační složka SWISS PHARMACEUTICAL INVESTMENT LLC

V Praze 21. 5. 2018